Phishing E-Mail erkennen: Wie schützen sich Unternehmen?

Phishing kann jeden treffen und birgt ein hohes Risiko für Unternehmen. Erfahren Sie hier, was Phishing E-Mails sind und wie Unternehmen ihre Mitarbeiter sensibilisieren. Denn Hackerangriffe gelingen zu 85% durch menschliches Fehlverhalten – ganz unabhängig davon, wie gut die technische Infrastruktur abgesichert ist.

Was ist eine Phishing Mail? – Definition

Zunächst zur Begrifflichkeit „Phishing“: Dieses Wort setzt sich zusammen aus Password Harvesting und Fishing – also das Angeln nach Passwörtern. Phishing ist ein Oberbegriff für viele verschiedene Betrugsmaschen, die die Absicht haben, sensible Daten, Passwörter, Zugangsdaten oder direkt Geld zu ergaunern. Phishing kann per E-Mail, über das Telefon (Vishing) oder auch per SMS (Smishing) erfolgen.

In einer Phishing E-Mail werden die Zielpersonen dazu aufgefordert, eine bestimmte Tätigkeit auszuführen, z.B. auf eine Webseite zu klicken, Zugangsdaten einzugeben, oder eine Geldtransaktion durchzuführen. Die Empfänger sollen zu einer unüberlegten Handlung angeregt werden. Oft werden die Mails an einen großen Adressatenkreis verschickt.

Betrüger können sich so mit wenig Aufwand und geringen Kosten schnell Zugang zu wertvollen Daten verschaffen. Wer auf einen Phishing-Betrug hereinfällt, kann später mit Malware-Infektionen (einschließlich Ransomware), Datenverlust oder Reputationsschäden zu kämpfen haben.

Getarnt sind Phishing Mails als vermeintlich vertrauenswürdige Absender, z.B. als Kollege, Mail-Verteiler im Unternehmen, Kunde, Lieferant, Bank oder Behörde.

Angestellte in Unternehmen werden manchmal sogar im Namen des Chefs angeschrieben. Bei dieser Sonderform des Phishings spricht man auch von CEO-Fraud (Chef-Betrug). Angestellte erhalten dabei eine Mail, in der der vermeintliche Chef sie zu einer Geldtransaktion vom Unternehmenskonto an ein ausländischen Geschäftskonto auffordert.

Die Geschichten sind dabei immer sehr glaubwürdig, sodass Angestellte oft keinen Verdacht schöpfen. Millionenschäden für das Unternehmen können dann die Folge sein.

Doch ganz gleich, wie Phishing eingesetzt wird, es ist eine ernstzunehmende Gefahr für Ihr Unternehmen. Die Schadensbeseitigung kann dabei mehrere Wochen oder sogar Monate dauern.

Wie erkennen Sie Phishing E-Mails?

Viele Phishing Mails fordern die Zielperson dazu auf, einen Anhang zu öffnen oder auf einen Link zu klicken. Der Anhang enthält dann Schadsoftware, der einmal ausgeführt, ein ganzes Firmennetzwerk infizieren kann.

Auch schädliche Links führen zu Websites von Betrügern oder zu Websites, die mit schädlicher Software, auch Malware genannt, infiziert sind. Oder Sie werden dort dazu aufgefordert, sensible Daten einzugeben (z.B. Zugangsdaten).

Damit Ihnen und Ihren Angestellten so etwas nicht passiert, sollten Sie beim Erhalt einer verdächtigen Mail diese zuerst genau prüfen und nicht blind den Anweisungen darin folgen.

Erkennen Sie diese 5 Warnsignale

Achten Sie auf die folgenden Anzeichen und werden Sie misstrauisch. Erkennen Sie die Warnsignale, damit Sie nicht per Klick auf gefälschten Webseiten landen oder sich schädliche Anhänge herunter laden. 

1. Falsche Webadresse im anklickbaren Link

Enthält die E-Mail einen Link, auf den Sie klicken sollen, prüfen Sie vor dem Anklicken, wohin er führt:

• Fahren Sie dazu einfach mit dem Mauszeiger auf den Namen des Links.
• In Ihrem Mail-Programm wird dann die tatsächlich dahinter verborgene Webadresse angezeigt.
• So sehen Sie, ob die Link-Adresse zu einer anderen Webseite gehört. Dies ist ein großes Warnsignal!

Enthält der Hyperlink in der E-Mail eine falsche Schreibweise, einen Buchstabendreher oder eine falsche Domain-Endung, dann sollten Sie misstrauisch sein.

Um dies besser zu tarnen, nutzen Hacker häufig auch sehr ähnliche Webadressen, die auf den ersten Blick wie das Original aussehen, z.B. micro-soft.com anstatt microsoft.com.

2. Mail kommt unerwartet oder ist ungewöhnlich

Ist die E-Mail irgendwie ungewöhnlich?

• Sie weist zum Beispiel viele Rechtschreibfehler oder grammatikalische Fehler auf.
• Die Mail ist sehr ungewöhnlich für den Absender. Der Schreibstil ist völlig anders oder der Inhalt passt nicht zum Absender.
• Sie sollen in der Mail auf einen Link oder Anhang klicken, haben dabei aber ein komisches Bauchgefühl?
• Der Betreff passt nicht zum Inhalt der Nachricht.
• Die E-Mail ging an einen ungewöhnlichen Mix an Leute.

Dann seien Sie wachsam. Es ist richtig, wenn Ihre Alarmglocken läuten.

3. Aufforderung zu ungewöhnlichen Aktionen

• Werden Angestellte in einer Mail zu einer Aktion aufgefordert, die sie bisher nie tun mussten, ist dies ebenfalls ein Warnsignal. Es handelt sich wahrscheinlich um einen Phishing-Versuch.
• Wird in der Mail zur Herausgabe von sensiblen Daten oder zum Tätigen einer Überweisung aufgefordert (auch wenn vermeintlich vom Chef so angewiesen), ist dies ebenfalls ein Alarmzeichen.

4. In der Mail wird Druck aufgebaut

Auf die Zielperson wird Druck ausgeübt, indem ihr suggeriert wird, dass dem Unternehmen ein finanzieller Schaden entsteht, wenn sie nicht umgehend den Anweisungen in der Mail nachkommt.

Beispielsweise schreibt der vermeintliche Chef in der Mail, dass ein Geschäft mit einem Partner im Ausland platzt, wenn die Überweisung nicht innerhalb der nächsten Stunde getätigt wird.

5. E-Mail enthält einen verdächtigen Anhang oder Link

Wenn die Mail einen Anhang enthält. Schauen Sie sich diesen genau an.

• Macht der Anhang Sinn?
• Passt er zur Nachricht?
• Ist der Dateityp potentiell gefährlich?

Bleiben Sie auch „Klick sicher“ bei Links. Überprüfen Sie auch einen Link in der Mail.
Klicken Sie nicht einfach drauf, sondern vergewissern Sie sich mit den oben beschriebenen Methoden. 

Checkliste Phishing E-Mail erkennen

Bevor Sie auf einen Link klicken, einen Anhang öffnen oder Daten preisgeben, sollten Sie die folgende Kurz-Checkliste prüfen.

7 Punkte vor jedem Klick prüfen:

• Absender prüfen
• Link prüfen
• Zeitdruck erkennen
• Anhang hinterfragen
• Rechtschreibung prüfen
• Datenabfrage prüfen
• Rückfrage über zweiten Kanal

Aus der Praxis: Welche Phishing-E-Mails wir aktuell besonders häufig beobachten

In unsern Security-Awareness-Projekten und Security-Operations-Center (SOC)-Analysen beobachten unsere Security-Experten vor allem Angriffe, die auf Microsoft-365-Konten, Rechnungsprozesse und digitale Zusammenarbeit abzielen.

Zu den derzeit häufigsten Phishing-Maschen gehören:

• Microsoft-365-Phishing
• gefälschte Teams-Benachrichtigungen
• Rechnungs- und Vertragsbetrug
• CEO-Fraud
• QR-Code-Phishing (Quishing)
• KI-generierte Phishing-Mails

Auffällig ist dabei, dass moderne Phishing-Nachrichten immer professioneller wirken. Rechtschreibfehler oder auffällige Formulierungen, die früher häufige Warnsignale waren, fehlen heute oft vollständig. Stattdessen setzen Angreifer auf echte Geschäftsprozesse, aktuelle Unternehmensereignisse und täuschend echte Microsoft-365-Anmeldeseiten.

Unsere Erfahrung zeigt: Technische Schutzmaßnahmen sind unverzichtbar, reichen allein jedoch nicht aus. Erfolgreiche Angriffe nutzen meist menschliche Verhaltensmuster wie Zeitdruck, Hilfsbereitschaft oder Routine. Deshalb zählen geschulte und sensibilisierte Mitarbeitende weiterhin zu den wichtigsten Schutzmaßnahmen gegen Phishing-Angriffe.

So können Unternehmen ihre Angestellten vor Phishing Mails schützen

Cyber-Angriffe sind das Risiko Nummer 1 für Unternehmen. Erhalten Angestellte eine Phishing E-Mail, ist es absolut notwendig, dass sie darauf richtig reagieren und keinesfalls blind den Anweisungen in der Mail folgen.

Nichts schützt besser vor Cyber-Crime als die Schulung der Belegschaft.

Bauen Sie also in Ihrem Unternehmen eine menschliche Firewall langfristig und nachweislich auf. Zuerst müssen Ihre Angestellten über Gefahren durch Phishing aufgeklärt werden. Sie müssen lernen, wie man erfolgreich eine Phishing E-Mail identifiziert.

Dies gelingt am besten mit modernen, interaktive Security Awareness Kampagnen.
Wirkungsvolle Ergebnisse werden dabei mit kurzen E-Learning-Einheiten und zusätzlichen Phishing-Simulationen erzielt. Die Trainings sollten bedarfsgerecht und auf die Mitarbeiter zugeschnitten sein. Das hat den Vorteil, dass man niemanden über- oder unterfordert oder sogar langweilt.

Auf diese Weise lernen Ihre Mitarbeiter, die Muster und Maschen bei Phishing-Angriffen kennen, und wissen dann, was im Ernstfall zu tun ist.

IT-Dienstleister wie Cyber Samurai bieten solche Kampagnen auch als Full-Service-Dienstleistung (Security Awareness as-a-Service) an.

• Denn oft sind im Unternehmen die IT-Fachkräfte in andere vermeintlich dringlichere IT-Themen eingebunden.
• Oder es stehen grundsätzlich nicht genügend IT-Fachkräfte zur Verfügung, um Mitarbeiter zum Thema Cyber-Sicherheit zu sensibilisieren.
• So können Sie auch ohne eigenem Fachpersonal Ihre Belegschaft cyber-fit machen. Denn IT-Sicherheit betrifft alle Mitarbeiter und jede Abteilung.

Wenn Sie auf Prävention setzen, fahren Sie langfristig günstiger, denn die Schadensbehebung nach einer erfolgreichen echten Phishing-Attacke ist oft enorm. Sie kann Unternehmen nicht nur viel Geld kosten, sondern geht häufig auch mit einem Reputationsschaden einher, der nur schwer zu reparieren ist.

Was Unternehmen beim Thema Phishing E-Mails oft unterschätzen

In Security-Awareness-Kampagnen, Phishing-Simulationen und der Begleitung von Unternehmen unterschiedlichster Branchen beobachten wir immer wieder ähnliche Verhaltensmuster. Einige davon überraschen selbst erfahrene IT-Verantwortliche.

Beobachtung 1: Die größten Risiken entstehen oft bei Mitarbeitenden mit vielen Zugriffsrechten
Nicht neue Mitarbeitende stellen zwangsläufig das größte Risiko dar. Häufig verfügen erfahrene Fach- und Führungskräfte über weitreichende Berechtigungen, arbeiten unter hohem Zeitdruck und erhalten täglich eine Vielzahl an E-Mails. Genau diese Kombination macht sie zu attraktiven Angriffszielen für Cyberkriminelle.

Beobachtung 2: KI-generierte Phishing-Mails wirken zunehmend glaubwürdig
Moderne Phishing-Nachrichten enthalten immer seltener auffällige Rechtschreib- oder Grammatikfehler. Stattdessen nutzen Angreifer Künstliche Intelligenz, um professionell formulierte und teilweise sogar personalisierte Nachrichten zu erstellen. Viele klassische Warnsignale verlieren dadurch an Aussagekraft.

Beobachtung 3: Unternehmen mit aktiver Meldekultur erkennen Angriffe deutlich schneller
Die besten Ergebnisse erzielen nicht zwangsläufig Unternehmen mit den niedrigsten Klickzahlen. Besonders erfolgreich sind Organisationen, in denen Mitarbeitende verdächtige E-Mails aktiv melden und Unsicherheiten offen ansprechen. Eine gelebte Sicherheitskultur erhöht die Reaktionsgeschwindigkeit erheblich.

Beobachtung 4: Bekannt bedeutet nicht vertrauenswürdig
Viele Mitarbeitende achten auf den Absender einer E-Mail. In der Praxis stammen erfolgreiche Phishing-Angriffe jedoch zunehmend aus kompromittierten Partner-, Lieferanten- oder Dienstleisterkonten. Die Nachricht kommt scheinbar von einer bekannten Person und wirkt deshalb besonders glaubwürdig.

Beobachtung 5: Zeitdruck bleibt die erfolgreichste Social-Engineering-Methode
Unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße nutzen Angreifer immer wieder dieselben psychologischen Hebel: Dringlichkeit, Autorität und Handlungsdruck. Formulierungen wie „sofort erforderlich“, „letzte Erinnerung“ oder „dringende Freigabe benötigt“ erhöhen die Erfolgswahrscheinlichkeit deutlich.

Beobachtung 6: Das Wissen ist oft vorhanden, der Alltag ist das Problem
Die meisten Mitarbeitenden wissen grundsätzlich, wie eine Phishing-E-Mail aussieht. Dennoch werden Angriffe erfolgreich, weil Nachrichten zwischen Meetings, Telefonaten oder unter Zeitdruck bearbeitet werden. Cyberkriminelle greifen daher weniger technische Schwachstellen als menschliche Routinen an.

Beobachtung 7: Einmalige Schulungen reichen selten aus
Sicherheitsbewusstsein entsteht nicht durch eine einzelne Schulung pro Jahr. Unternehmen erzielen langfristig bessere Ergebnisse, wenn sie Awareness-Maßnahmen kontinuierlich durchführen und mit regelmäßigen Phishing-Simulationen kombinieren. Nur durch Wiederholung werden sichere Verhaltensweisen im Arbeitsalltag zur Gewohnheit.

Beobachtung 8: Die Meldequote ist oft wichtiger als die Klickrate
Viele Unternehmen fokussieren sich ausschließlich auf die Zahl der Mitarbeitenden, die auf eine simulierte Phishing-Mail klicken. Aus unserer Sicht ist die Meldequote häufig die aussagekräftigere Kennzahl. Je früher verdächtige Nachrichten erkannt und gemeldet werden, desto schneller lassen sich echte Angriffe stoppen und Schäden begrenzen.

Der Klick auf eine Phishing-E-Mail ist passiert – was jetzt?

Ein Klick auf einen Phishing-Link bedeutet nicht automatisch, dass ein Sicherheitsvorfall eingetreten ist. Wichtig ist, ruhig zu bleiben und schnell zu handeln. Je früher ein möglicher Angriff erkannt wird, desto besser können Schäden verhindert oder begrenzt werden

• Sofort aufhören zu interagieren
  Schließen Sie die Webseite oder Anwendung und klicken Sie auf keine weiteren Links. Öffnen Sie keine zusätzlichen Anhänge und geben Sie keine weiteren Informationen ein.

• Keine Schuldzuweisungen – Vorfall sofort melden
  Informieren Sie umgehend die IT-Abteilung, den Helpdesk oder das Security-Team. Auch wenn Sie unsicher sind, ob es sich tatsächlich um Phishing handelt: Eine schnelle Meldung hilft dabei, mögliche Risiken frühzeitig zu erkennen.

• Haben Sie Zugangsdaten eingegeben?
  Ändern Sie das Passwort, melden Sie sich wenn möglich von weiteren aktive Sitzungen ab und überwachen Sie betroffene Konten besonders aufmerksam.

• Wurden Unternehmensdaten eingegeben?
  Wenn Sie Dokumente hochgeladen, Kundendaten eingegeben oder vertrauliche Informationen weitergegeben haben, informieren Sie die IT-Abteilung unbedingt über Art und Umfang der betroffenen Daten.

• Verdächtige Auffälligkeiten beobachten
  Achten Sie in den nächsten Stunden und Tagen auf ungewöhnliche Ereignisse wie,
  Passwort funktioniert plötzlich nicht mehr, unerwartete MFA-Anfragen, unbekannte E-Mails im Postausgang, verdächtige Anmeldebenachrichtigungen oder ungewöhnliche Aktivitäten im Konto.

• Aus dem Vorfall lernen
  Phishing-Angriffe nutzen gezielt Stress, Zeitdruck und Routinen aus. Selbst erfahrene Mitarbeitende können darauf hereinfallen. Wichtig ist nicht die Schuldfrage, sondern eine schnelle Reaktion und offene Kommunikation.

Häufig melden Unternehmen Sicherheitsvorfälle erst Tage oder Wochen nach einem erfolgreichen Klick. Die eigentliche Gefahr entsteht dabei oft nicht durch die Phishing-E-Mail selbst, sondern durch die Folgeaktivitäten eines Angreifers innerhalb der IT-Umgebung.

Deshalb empfehlen wir Unternehmen, nicht nur einzelne Vorfälle zu behandeln, sondern dauerhaft auf Security Awareness, Phishing-Simulationen, Monitoring und klar definierte Meldeprozesse zu setzen.

Ihr Vorteil mit Cyber Samurai

Cyber Samurai begleitet Unternehmen nicht nur bei der Sensibilisierung ihrer Mitarbeitenden, sondern unterstützt auch bei der Bewertung und Reduzierung von Phishing-Risiken. Als herstellerneutraler Cybersecurity-Partner verbinden wir Security Awareness, Phishing-Simulationen, Threat Intelligence, CTEM und SOC-Services zu einer ganzheitlichen Sicherheitsstrategie. So erkennen Unternehmen Risiken frühzeitig und stärken ihre Widerstandsfähigkeit gegenüber modernen Cyberangriffen.